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Prestataires de services et autres parties prenantes

Dernière mise à jour 18.5.2022

Prestataires de services

Neste recueille et stocke des données sur les prestataires de services avec lesquels nous coopérons. Les données que nous recueillons comprennent les noms et les coordonnées, les fonctions et les noms de l’entreprise, les dates de début du contrat et d’autres données liées à l’entreprise.

Dans le cadre de notre processus d’intégration des nouveaux prestataires de services et autres parties prenantes, Neste traite également les données nécessaires pour empêcher ou détecter le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, ainsi que les informations nécessaires au respect des sanctions commerciales, toujours en conformité avec la législation locale.

Dans de tels cas, les données personnelles traitées sont les données personnelles des bénéficiaires effectifs et des membres du conseil d’administration : nom, sexe, nationalité, lieu de résidence et date de naissance, et si la personne fait l’objet de sanctions commerciales ou est une personne politiquement exposée (PEP). Le traitement de ces données personnelles repose sur l’intérêt légitime de Neste à connaître ses partenaires et à s’assurer que Neste ne se livre pas au blanchiment d’argent ou à d’autres activités criminelles ou contraires à l’éthique. Les données sont recueillies auprès des prestataires de services eux-mêmes, des bases de données publiques et d’autres sources.

Lorsqu’un contrat de service implique des compétences spéciales ou des certifications, Neste recueille des informations sur les références de l’entreprise, le CV, les compétences spéciales et les aptitudes spéciales. Les données sur les horaires de travail sont recueillies au niveau de l’entreprise, mais certaines données sur les horaires de travail des personnes sont également fournies à Neste, conformément au contrat.

Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. Ensuite, les informations de contact sont conservées pour d’éventuels contacts futurs. Le CV et les autres preuves de compétences ou aptitudes spécifiques sont conservés à des fins d’audit interne. Seuls les administrateurs ont accès à ces données.

En outre, nous devons conserver certaines données à des fins comptables ou pour nous conformer à d’autres obligations légales locales. Nous révisons nos bases de données pour nous assurer qu’elles sont à jour et ne contiennent pas d’informations périmées ou inexactes.

Travailleurs sur site

Le responsable d’un chantier commun doit tenir une liste des employés travaillant sur le chantier et informer l’Administration fiscale mensuellement des employés travaillant sur le chantier et de tout opérateur indépendant. Lorsqu’un contrat implique une formation spécifique, de l’expérience et une expertise particulière, les données sont recueillies auprès de l’employé d’un sous-traitant ou les données sont transmises au responsable du projet par le sous-traitant. Le sous-traitant a le droit de dévoiler les données personnelles des employés en raison de l’obligation légale qui l’y contraint. Le responsable du projet conserve les données de ceux qui ont travaillé sur le chantier pendant six ans après la fin du chantier.

Le traitement susmentionné des données personnelles repose sur des obligations légales:

  • Loi sur l’administration fiscale (503//2010) 

  • Loi sur la procédure fiscale (1558/1995)

  • Loi sur la sécurité et la santé au travail (738/2002)

  • Loi sur le détachement des travailleurs (447/2016)

Autres parties prenantes clés

Les informations que nous conservons sur les influenceurs politiques et les autres personnes importantes pour notre entreprise incluent les noms et les coordonnées. Nous révisons nos bases de données pour nous assurer qu’elles sont à jour et ne contiennent pas d’informations périmées ou inexactes.